La signature électronique de document est devenue une pratique courante pour les entreprises, les organisations, et collectivités publiques qui cherchent à sécuriser leurs documents tout en gagnant du temps et de l’efficacité.
Avec l’augmentation du travail à distance, la dématérialisation des documents et des procédures, la signature électronique est devenue un outil précieux pour de nombreuses entreprises.
Pour avoir une valeur de preuve, une signature électronique doit permettre :
d’authentifier l’auteur
de garantir que le document n’a pas été altéré
de garantir qu’il provient bien de la personne qui l’a signé
de prouver un accord volontaire
Cependant, la vérifiabilité de ces 4 points dépendra d’une analyse des risques liée à chaque process.
Quelle signature électronique choisir ?
Il existe de nombreuses options pour choisir une signature électronique. Voici quelques considérations à prendre en compte lors du choix d’une signature électronique :
Sécurité : avez-vous besoin d’une preuve électronique telle qu’un horodatage ? quels sont les risques en cas d’usurpation d’identité ? Si vous faites signer un bon d’intervention ou un contrat de prêt bancaire, les enjeux ne sont pas les mêmes.
Conformité : vérifiez que la solution de signature électronique corresponde aux obligations prévues par la procédure
Fonctionnalités : Vérifiez les fonctionnalités offertes par la solution de signature électronique, telles que la capacité de signer plusieurs documents à la fois, la possibilité d’ajouter des champs de signature, et la compatibilité avec différents formats de fichiers.
Facilité d’usage : tester avec vos usagers / clients la facilité d’usage de la signature de vos documents.
Quels sont les 3 types de signature électronique ?
la signature électronique simple : l’ajout d’une signature scannée ou via un logiciel de dessin. Très facile à mettre en œuvre, ces signatures ont une faible valeur probante.
la signature électronique avancée : fournie par des prestataires spécialisés, elle permet d’identifier le signataire via plusieurs options : la confirmation d’un code reçu par sms email ou via la transmission d’une pièce d’identité. Les prestataires conservent la trace de ces échanges (horodatage). Exemples de solutions (abonnement) : yousign, docusign, pandadoc
la signature électronique avec certificat attestant de l’identité du signataire, la délivrance de ce certificat se fait en face à face par un prestataire de confiance. Le tiers est audité par un organisme indépendant. Ce type de signature est utilisé dans des procédure type marchés publics ou dans le cadre d’échange avec les administrations.
Une fois que vous avez choisi une solution de signature électronique, l’utilisation de celle-ci est assez simple. Voici les étapes :
Importez votre document dans la solution de signature électronique.
Ajoutez les champs de signature. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs champs de signature, en fonction du nombre de signataires nécessaires.
Envoyez le document pour signature. Vous pouvez envoyer le document à tous les signataires depuis l’application de signature électronique
Signez le document. Les signataires peuvent utiliser leur souris ou leur doigt sur un écran tactile pour signer le document, ou télécharger une image de leur signature manuscrite.
Dans le cas d’une signature avancée, une seconde validation peut être requise validation par SMS / email ou transmission d’une pièce d’identité à la plateforme.
Finalisez le document. Une fois que tous les signataires ont signé le document, il peut être sauvegardé et exporté
En conclusion, la signature électronique de document est un moyen pratique, sécurisé et efficace pour signer des documents en ligne. Il est important de choisir une solution de signature électronique qui soit adaptée aux risques potentiels et facile à utiliser.
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